Электронные трудовые книжки ждут россиян с января 2020 года

Закон вступит в силу с 1 января 2020 года и затронет около 60 млн работников.

Для того, чтобы понять, хотите ли вы иметь электронный вариант своей трудовой или же предпочитаете хранение бумажного носителя в отделе кадров, есть год - работодатель будет ждать ваше заявление до 31 декабря 2020 года. Случаи, когда «молчуны» автоматически переводились бы на электронный документооборот, исключили, посчитав, что это ущемляет права работника. И если сотрудник никак не озвучит свои пожелания, то отдел кадров продолжит хранить бумажную версию книжки.

Причем те, кто придерживается бумажной версии, могут в любое время изменить своё решение. Тем же, кто согласился с электронной формой трудовой, обратный путь в бумажную эпоху не предусмотрен, а трудовая книжка будет выдана на руки. Новичкам трудового фронта (тем, кто начнет работать после 31 декабря 2020 года) сразу заведут электронный аналог книжки.

Все сведения будут стекаться в информационную систему Пенсионного фонда. Согласно новым поправкам, работодатель должен будет раз в месяц обновлять информацию по своему работнику - не позднее 15-го числа каждого месяца. Причём посмотреть, что же написано в вашей трудовой, можно будет в режиме онлайн в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда. Заметили ошибку? Пишите заявление. В этом случае работодатель обязан исправить или дополнить информацию, направив сведения в Пенсионный фонд.

Как отмечал спикер Госдумы Вячеслав Володин, для работников появление электронных трудовых книжек «сведёт к минимуму риски потери сведений и освободит их от обязанности самим заниматься восстановлением данных о трудовом стаже».

Вероятно, это преимущество оценят люди старшего поколения, которым для оформления пенсии приходилось восстанавливать трудовую биографию из-за потери документов. К тому же электронный документ исключает такое неприятное развитие ситуации, когда работодатель отказывается выдавать трудовую книжку в ответ на желание сотрудника сменить место работы.

Эксперт кафедры экономики и экономической безопасности Среднерусского института управления - филиала РАНХиГС Олег Кожанчиков считает, что электронный аналог значительно упростит жизнь как работников, так и работодателей.

Создание дополнительной базы данных поможет упростить социальную политику: правительству станет проще рассчитывать пенсию и другие социальные выплаты, да и контроль за теневой сферой выйдет на качественно новый уровень - обмануть единый реестр будет невозможно. Гражданам станет ещё проще получать необходимые выписки в цифровом формате, не говоря уже об отсутствии головной боли, связанной с хранением физического носителя. Риск потери данных присутствует всегда, даже когда трудовая книжка хранится у работника дома или в отделе кадров, - поясняет эксперт.

Кстати, получить сведения о своих трудовых подвигах в бумажном или электронном виде можно будет несколькими способами: у своего последнего работодателя, через МФЦ, в Пенсионном фонде и через Единый портал госуслуг.

Ещё в июле на заседании правительства премьер-министр Дмитрий Медведев отмечал, что преимущества введения электронных трудовых книжек очевидны: работодателю не надо будет тратиться на ведение и хранение бумажных документов.

«Тут экономию по-разному считают, но в любом случае это сотни миллионов рублей, - отметил Дмитрий Медведев. - Если книжка утрачена, нужно создавать её копию, получать информацию из всех источников. Это неудобно, и восстановление таких документов подчас занимает многие месяцы».

Впрочем, небольшие расходы работодатель всё-таки понесёт.

- Ведение электронных трудовых книжек тоже стоит денег. Например, предоставление электронных справок в тот же самый Пенсионный фонд требует наличие специального работника, который заполняет эти электронные формы. Поэтому освободиться полностью от затрат на ведение трудовых книжек не получится, - отмечает Олег Кожанчиков.

Централизованное хранение персональных данных в электронном виде так или иначе подвержено риску утечки данных - от этого не застрахован полностью ни один из участников. И дело даже не в проблемах защиты, недостаточно высоком уровне систем кибербезопасности, а в непредумышленной халатности отдельных сотрудников.

Плюсов от этого значительно больше, чем потенциальных минусов. Электронная трудовая книжка избавит работников от необходимости беречь как зеницу ока её бумажный аналог, упростит все процессы взаимодействия там, где требуются подобные сведения; в отдельных случаях ускорит получение работы, где необходимо согласование на различных этапах, либо если работодатель находится в другом городе. Для работодателей электронный аналог позволит сократить издержки за счёт избавления от лишней бумажной документации и сэкономить на штрафах, вытекающих из-за неправильного хранения трудовых книжек.

Переходный период рискует стать весьма болезненным: могут возникнуть ошибки при оцифровке данных, ведь долгое время учёт вёлся от руки, а это огромные объёмы информации. К тому же существует риск «утечки» данных, если оцифровкой будут заниматься недобросовестные сотрудники. Впрочем, ещё в мае Пенсионный фонд отчитался: оцифровали все трудовые книжки россиян. Остается надеяться, что действительно все и без ошибок.

Что касается безопасности самого хранения данных, то этот вопрос решить крайне просто: достаточно ограничить доступ к интернету на серверах, а саму информацию защитить с помощью криптографии и цифровых подписей. Опять же, большая часть информации с трудовых книжек уже и так хранится в ФНС и Пенсионном фонде. Опыт защиты подобных данных у государства уже есть.