Кадровое делопроизводство на электронной платформе

Предприятиям и организациям предоставляется возможность перейти на кадровый электронный документооборот, который применяется в сфере трудовых отношений, где участниками такого документооборота выступают работодатель и сотрудник.

Согласно Федеральному закону РФ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» № 377 от 22.11.2021 г. в ТК РФ появились две статьи, регулирующие электронный документооборот в сфере трудовых отношений и порядок его ведения (статья 22.1, статья 22.2 ТК РФ). С этого времени отечественные организации и предприятия получили возможность перехода на кадровый электронный документооборот. Законодательно оговорено, что внедрение и ведение электронного документооборота в кадровой сфере является правом, а не обязанностью работодателя.

В дополнении к этому 13 мая 2022 г. вышло Постановление Правительства РФ № 867 «О единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», в котором представлены «Правила функционирования единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России». В Правилах, в свою очередь, прописан порядок создания, использования и хранения на единой цифровой платформе электронных документов, связанных с работой, в том числе их передача в иные информационные системы, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации.

 Важно отметить, что на законодательном уровне запрещено вести электронный документооборот в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работника, приказов об увольнении персонала, актов о несчастных случаях на производстве, а так же инструкций по охране труда.

Для реализации электронного документооборота работодатель должен выбрать или самостоятельно разработать информационную систему. После принятого решения  и определения электронной платформы работодателю необходимо утвердить локальным актом организации порядок работы и ведения электронного документооборота в сфере трудовых отношений (т.е. разработать и утвердить соответствующее положение), уведомить об этом персонал и получить от него ответ в форме согласия или отказа, оформить электронные подписи.

Поскольку работодатель самостоятельно принимает решение о ведении электронных кадровых документов, необходимо взвесить всевозможные преимущества и недостатки такой работы. Очевидно, что организации минимизируют затраты на приобретение бумаги и расходных материалов для печати документов, их подписание, хранение, поиск и т.д. Однако, возможны некоторые затруднения технического характера, в том числе сбои системы и возможно дополнительные связанные с этим затраты.

По мнению эксперта Среднерусского института управления - филиала РАНХиГС Ларисы Алехиной, преимуществ ведения в организациях электронного документооборота в сфере трудовых отношений значительно больше. Крупным компаниям, имеющим множество структурных подразделений, разветвленную филиальную сеть и т.п. целесообразно использовать кадровый электронный документооборот в работе системы управления персоналом. Следует отметить, что законодательно обозначен порядок ведения электронного документооборота и приема на работу к работодателям. В таком случае деятельность системы кадрового менеджмента в организации становится гораздо оперативной и прозрачной как для работодателя, так и для работника.