Сервис кадрового электронного документооборота

Благодаря КЭДО «Сберкоруса» специалисты кадровой службы смогут в электронном виде работать с трудовыми договорами, приказами, журналами техники безопасности, табелями учета рабочего времени и другими документами. Сотрудники смогут подписывать их с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) на базе SberID. При этом возможность авторизации в личном кабинете по SberID сохранится у сотрудника даже после увольнения - таким образом, ему не потребуется дублировать документы на бумажном носителе после прекращения трудовых отношений. Также сервис КЭДО «Сберкоруса» предусматривает возможность самостоятельного выпуска УНЭП сотрудником за 3 минуты - прямо внутри системы.

По мнению эксперта Среднерусского института управления - филиала РАНХиГС Ларисы Парахиной, перевод кадрового документооборота в онлайн будет особенно актуален для тех компаний, которые в период пандемии полностью или частично перевели сотрудников в режим дистанционной работы. В большинстве случаев это привело к существенному росту не только сроков, но и стоимости подписания документов на фоне усложнившейся логистики и дополнительных затрат на курьеров или услуги почтовых служб. Серьезным стимулом для цифровизации кадрового документооборота стали и законодательные инициативы.

Благодаря Федеральному закону от 8 декабря 2020 г. №407-ФЗ, который вступил в силу с 1 января 2021 года и регулирует взаимодействие компании с дистанционными работниками, уже статус «удаленного сотрудника» является достаточным основанием для подписания любых кадровых документов электронной подписью без ограничений - в том числе трудовых договоров. А 122-ФЗ расширяет сферу применения КЭДО до еще нескольких сотен компаний, принимающих участие в эксперименте Минтруда по использованию электронных документов, связанных с работой.

Работодатели, которые официально не перевели своих сотрудников на дистанционную работу и не участвуют в эксперименте, могут использовать электронный формат для самых распространенных кадровых документов - заявлений на отпуск и приказов. В настоящее время сроки проведения эксперимента Минтруда продлены до 15 ноября 2021 г. - сейчас к нему могут присоединиться новые участники.

Переход на кадровый электронный документооборот полностью заменит ручной труд в кадровой сфере автоматическими процессами, исключит риск утери или порчи документов, позволит существенно сократить время на их обработку и корректировку и минимизировать затраты на архивацию. Скорость документооборота увеличится в 10 раз, количество ошибок при заполнении документов сократится на 99%, в 5 раз снизится нагрузка на кадровые службы при подготовке к проверкам.